Suchfunktion

Die elektronische Akte

Die Pilotierung der verbindlichen elektronischen Akte beginnt

Am 31. Juli 2017 begann die Pilotierung der verbindlichen elektronischen Akte. Die verbindliche elektronische Akte wurde zunächst in den Senaten 1, 5, 8 und 10 und damit ausschließlich bei Senaten in Stuttgart eingeführt. Zwischenzeitlich wurde die elektronische Akte in allen Senaten und damit auch bei den Senaten in Freiburg eingeführt. Die elektronische Akte ist bei den Senaten 4, 6, 7, 9, 12 und 13 seit 18. Juli 2018 und bei den Senaten in Freiburg 2, 3, 11 und 14 seit 16. Oktober 2018 im Einsatz. Damit hat das Finanzgericht Baden-Württemberg als bundesweit erste Gerichtsbarkeit die verbindliche elektonische Akte im Echteinsatz.

Verbindliche elektronische Akte bedeutet, dass Akten, die ab dem jeweiligen oben genannten Stichtag neu angelegt wurden, elektronisch zu führen sind (Stichtagsprinzip). Allein die elektronische Akte wird für das gerichtliche Verfahren maßgeblich sein.

Alle vor dem Stichtag angelegten Akten bleiben in Papierform und werden in dieser Form fortgeführt. Damit kommt es für eine Übergangszeit zu einem Nebeneinander von elektronischen Akten und solchen in Papierform. Schrittweise werden jedoch die elektronischen Akten die Akten in Papierform ersetzen.    

Elektronische Akte bedeutet nicht, dass alle von den Beteiligten vorgelegten Akten eingescannt und elektronisch zur Verfügung stehen werden. Seit 2018 gibt es ein Scanprojekt. Dies soll ermöglichen, in Papier eingereichte Schriftsätze und Akten einzuscannen, damit auch diese elektronisch zur Bearbeitung zur Verfügung stehen. So werden zum Beispiel die Akten eines beklagten Finanzamts weiterhin in Papierform eingereicht und bei der Fallbearbeitung diese Papierakten herangezogen werden. Die umfangreichen Akten des Finanzamts werden grundsätzlich nicht eingescannt.

§ 52b Finanzgerichtsordnung sieht vor, dass die Prozessakten elektronisch geführt werden können. Die Bildung elektronischer Akten regelt die Verordnung des Justizministeriums zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten (eAktVO). § 5 eAktVO normiert Datenschutz und Datensicherheit und stellt sicher, dass das Justizministerium dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit und zur Sicherstellung des Datenschutzes ergreift. 

Im Volksmund heißt es: „Aller Anfang ist schwer.“ Daher haben zunächst nur vier Pilotsenate mit der verbindlichen elektronischen Akte begonnen und die neu entwickelte Software als auch die technische Ausstattung und die gerichtsinterne Organisatio getestet. Die Erfahrungen der Pilotsenate waren für eine Optimierung der Arbeitsabläufe hilfreich. Zwischenzeitlich arbeiten alle Senate mit der elektronischen Akte. Bedingt durch das gestufte Vorgehen bei der Einführung der elektronischen Akte, gibt es unterschiedliche Erfahrungen und Wissensstände. Ein Erfahrungsaustausch erfolgt bei internen Veranstaltungen. Bereits zur Aufnahme des Pilotbetriebs "elektronische Akte" beim Finanzgericht wurden alle Bildschirmarbeitsplätze im richterlichen Dienst des Gesamtgerichts durch mobile Arbeitsplätze mit Notebook ersetzt. Bisherige Arbeitsabläufe wurden und werden an die veränderten Rahmenbedingungen angepasst. Die Arbeitsabläufe können auch zu Anpassungen des Programms führen, um eine zügige und effektive Verfahrensbearbeitung mit der elektronischen Akte zu ermöglichen.

Besonderheiten werden sich zum Beispiel auch bei der Akteneinsicht ergeben. Möglich wird künftig ein Einblick in die elektronische Akte werden. Soweit die Akten noch in Papierform vorhanden sind, wird ein Gang zum Finanzgericht, einem anderen Gericht oder einer Behörde vorerst nicht entbehrlich werden. Einzelheiten dazu finden Sie unter eJustice Portal - Akteneinsicht und -austausch.

Wir werden Sie über die weitere Entwicklung der elektronischen Akte auf dem Laufenden halten.









Zurück zur Seite eJustice

Fußleiste